یکی از مشکلاتی که امروزه در پروژه های عمرانی وجود دارد, عدم مدیریت مناسب در زمان اجرای هر مرحله بوده و نتیجه آن بالا رفتن هزینه ها, کاهش کیفیت و به تعویق افتادن تحویل پروژه می باشد.
مدیریت و کنترل پروژه عبارت است از بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در راستای اجرای پروژه به منظور تحقق نیازهای اصلی پروژه. مدیریت پروژه با استفاده از فرایندهایی همچون فرایندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرایی، کنترلی و اختتامی انجام می پذیرد .
مدیریت پروژه یا برنامه ریزی و کنترل پروژه در عین حال که یک علم محسوب می شود یک هنر است.
در بخش علمی آن می توانیم به چگونگی تعریف کار، ایجاد هماهنگی بین فعالیت ها و مستندسازی اشاره کنیم. اینکه چگونه با بودجه و اعتبارات ارتباط موثر برقرار کرده و تصمیم بگیریم که در حال حاضر از چه منبعی باید استفاده کنیم و در چه منابعی باید صرفه جویی کنیم. باید نیازهای واقعی را شناخته و آنها را تحلیل کنیم تا بتوانیم پروژه را به بهترین نحو ممکن به پیش برده و آنرا با استفاده بهینه از منابع به سر منزل مقصود برسانیم.
همهی ما تجربهی برآورد کردن زمانی که میخواهیم صرف یه کاری کنیم رو داریم و خیلیامون هر روز این کار رو میکنیم.
برای مثال برآورد زمان شستوی ماشینتون کار خیلی سختی نیست. اما برآورد زمان انجام پروژه کار خیلی مهم و همینطور سختیه. اندازهی پروژه معمولاً بزرگه و بعضی وقتها قسمتهایی از اون خیلی مشخص نیستن.
اگر زمان پروژه رو اشتباه برآورد کنید ممکنه باعث شه برای کاری که میکنید پول کافی نگیرید یا اینکه مشتریتون رو واسه همیشه از دست بدید.
win copy طنز از xkcd
در این نوشته ما راجع به بعضی تکنیکهای مفید و موثر برای برآورد زمان صحبت میکنیم.
اول از همه، چه چیزهایی برآورد زمان رو تحت تاثیر قرار میدن؟
بیاید صادق باشیم: برآورد زمان کار خیلی سختیه! فاکتورهای زیادی وجود دارن که روی انجام یه کار تاثیر میذارن. برای نمونه جزییات کارها که باید توی توضیحاتشون وجود داشته باشه، اعضای تیم، تعطیلات، مرخصی بچههای تیم و … این لیست ادامه داره!
تمام این موارد توی فقط ۶ گروه دسته بندی میشن.
- تعریف کار
- کارایی بچههای تیم
- ساختار پروژه
- خطای برآورد
- فرهنگ تیم
- زمانهای تعطیلی(مدتی که کار نمیکنید)
اگه معمولا برآوردهاتون اشتباهه، احتمالا شما بعضی از این فاکتورها رو در نظر نمیگیرید. تکنیکی که ما تو این پست براتون توضیح میدیم، بهتون یاد میده چطور خطای برآوردتون رو به کمترین میزان ممکن برسونید و تقریبا به زمان دقیق برسید.
چطور میتونیم زمان پروژه رو برآورد کنیم؟
تکنیکهای متفاوتی برای برآورد زمان وجود داره.
برآوردیابی سه نقطهای(Three-point estimation) یکی از تکنیکهای ساده و موثر برای برآورد زمانه. و بین مدیران پروژه، اسکرام مسترها، و توسعهدهندههایی که معمولا احتیاج دارن زمان رو برآورد کنن بسیار محبوبه.
به جز اون دو جور روش دیگه وجود دارن که آدمها باهاشون راحتن.یکی توزیع مثلثاتی(Triangular distributions) و اون یکی توزیع مثلثاتی دوبرابر(Double-Triangular distributions).
در محاسبه به روش سه نقطهای، برای هر کار بر اساس تجربهای که از گذشته دارید یا براساس بهترین حدستون ۳ مقدار تعریف میکنید:
- بهترین برآورد(کوتاهترین زمان)
- بیشترین احتمال (مشابهترین برآورد به واقعیت)
- بدترین برآورد(طولانیترین زمان)
این سه مقدار مشخص میکنن که تو شرایط بهینه چه اتفاقی میفته، بیشتر ممکنه چه اتفاقی بیفته یا ما فکر میکنیم بدترین حالت چی ممکنه اتفاق بیفته. در روش توزیع مثلثاتی دو برابر، شما وزن بیشتری به مقدار بیشترین احتمال میدهید. این مقادیر رو توی فرمول زیر بذارید تا برآورد زمانی رو حساب کنید:
برآورد زمان با استفاده از این روش دقیق نیست و ممکنه کمی بیشتر یا کمتر از زمان محاسبه شده در فرمول وقت بگذارید. (چی؟ خوب اسمش روشه دیگه: برآورد!) برای اینکه دقت زمان براورد شده بیشتر شه میتونیم انحراف معیار رو محاسبه کنیم:
میتونید ۶۸٪ اطمینان داشته باشید که زمان دقیقی که برای این کار صرف میکنید در فاصلهی کمتر از ۱ انحراف معیار نسبت به زمان برآورد شده قرار داره. این اطمینان در فاصلهی ۲ انحراف معیار ۹۵٪ و در فاصلهی ۳ انحراف معیار ۹۹٪ است. این یعنی احتمالی کمتر از ۱ در ۱۰۰ وجود داره که زمانی که قراره صرف این کار کنید بیش از سه انحراف معیار با زمان محاسبه شده فاصله داشته باشه.
مثال:
تئوری کافیه! بیاید اینها رو با یه مثال خوب ببینیم:
ما فکر میکنیم بهترین حالت برای انجام این کار ۵ روز هست. اما بیشتر به نظر میاد که این کار ۷ روز زمان میبره و تو بدترین حالت ۱۵ روز زمان میبره
با استفاده از این فرمول، محاسبههای ما اینجوری میشه:
محاسبهی انحراف از معیار:
بنابراین ما به ۸ روز کار برای این کار احتیاج داریم. با توجه به اون انحراف معیار که به ۶۸٪ اشاره میکرد ما میتونیم نتیجه بگیریم که با ۶۸٪ اطمینان این کار بین ۶٫۳۳ روز تا ۹٫۶۷ روز برای انجام شدنش لازمه.
خوب حالا باید چیکار کنید؟
اول کارهاتون رو بشکونید به کارهای برآورد پذیر.
دوم زمان رو برآورد کنید و انحراف معیارشون رو هم حساب کنید که مقادیر هر کار هستند.
سوم زمان کل پروژه رو برآورد کنید.
چهارم انحراف معیار رو برای کل پروژه حساب کنید.
برای تبدیل برآوردهاتون با به tفاصلهی اطمینان مثل زیر عمل کنید:
فاصلهی اطمینان در محاسبهی برآورد با +/- انحراف معیار تقریبا ۶۸٪ هست.
فاصلهی اطمینان در محاسبهی برآورد با (+/- ۱× انحراف معیار) تقریبا ۹۰٪ هست.
فاصلهی اطمینان در محاسبهی برآورد با (+/- ۲× انحراف معیار) تقریبا ۹۵٪ هست.
فاصلهی اطمینان در محاسبهی برآورد با (+/- ۳× انحراف معیار) تقریبا ۹۹.۷٪ هست.
سیستمهای اطلاعاتی به طور معمول از ۹۵٪ اطمینان استفاده میکنن یعنی برای تمام کارها و پروژههاشون از برآورد با (+/- ۲× انحراف معیار) استفاده میکنن.
دیگه چی؟
تکنیک دومی که میتونید برای محاسبهی زمان کارهاتون ازش استفاده کنید توزیع مثلثاتی هست. تفاوتش با روش قبلی اینه که با تمام برآوردها مثل هم برخورد میکنیم و روی حالتی که ترجیح میدیم اتفاق بیفته وزن بیشتری نمیذاریم. این فرمول متوسط حالت سه نقطه رو تولید میکنه.
مثال:
بیاید محاسبات رو به مثال قبلی اضافه کنیم:
ما فکر میکنیم که توی بهترین حالت ۵ روز طول میکشه تا یه کاری رو تموم کنیم. اما احتمال اینکه ۷ روز طول بکشه بیشتره و تو بدترین حالت ۱۵ روز زمان میگیره. با استفاده از این فرمول اینجوری میشه که:
پس با استفاده از این روش ما برآورد کردیم که این کار رو در ۹ روز انجام میدهیم. چون بدترین و بهترین حالت برآورد با توجه به مثال قبلی تغییری نکرده انحراف معیارمون همون قبلیه.
کلام آخر
یکی از دلایلی که ما از ثبت زمان برای کارها پشتیبانی میکنیم وجزئیات زمانها رو در بخش گزارشات زمان در تسکولو ارائه میدیم اینه که محاسبهی زمان دقیق و با اطمینان برای موفقیت پروژه حیاتی هست.دقت روشهایی که در بالا توضییح دادم خیلی به حدس اولیه شما بستگی داره و از اونجاییه که یکم حدس زدن سخته وقتی تازه یک کاری رو شروع میکنی و به مرور زمان دقیق تر و دقیق تر میشید وقتی تجربه ی بیشتری به دست میارید راجع به زمانی که صرف کارها میکنید.
نوشتن نظر